为了充分发挥档案、资料在社会主义建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》的有关规定，按照“既有利于利用，又有利于保密”的原则，对查阅利用本馆档案、资料制定如下制度：

一、利用者查阅一般档案资料，须持本单位介绍信，并写明其身份、查阅目的、范围、方法（阅览、摘抄、复制）。查阅党内文件必须是共产党员。

二、利用者查阅本单位党委（党组）会议记录、重要案件、经济纠纷和个人历史等方面的重要档案，须持有本单位主要负责人签署批准意见的介绍信。

三、利用者查阅党和国家未解密的涉密档案，须持经市委或市政府秘书长签署批准意见的介绍信。

四、利用者必须服从本馆的安排，在指定的阅览室查阅档案；未经许可，不得擅自进入库房。

五、利用者不得随意扩大查阅范围，如需摘抄档案、资料应征得本馆工作人员同意，摘抄时应用公文稿纸，摘抄后经本馆工作人员校对盖章后方为有效；如需复制，必须履行审批手续，市以上党政领导机关文件和“文革”群众组织材料，经馆长批准；涉及落实政策、人事、纠纷等方面的文件由管理利用科负责人批准；其他文件材料由管理利用科分管负责人批准。由本馆工作人员负责办理，其内容、数量由本馆酌情决定。

六、利用者摘抄、复制的档案、资料，由使用单位档案室登记、保存，严禁私存、转借、出售。

七、本馆档案属国家所有，其公布权属档案馆，摘抄、复制的档案、资料未经本馆同意一律不得擅自公布出版。经本馆同意，可在著述中节引的档案内容，均应注明档案的收藏单位、档号，并将公开或内部出版物送两份给本馆备查。

八、利用者必须爱护档案、资料，不准在档案、资料上圈划、涂改、折叠、抽页，违者按《档案法》第四十八条、《湖南省档案管理条例》第三十三条处理。