一、规划管理

中华人民共和国建立后,各县陆续制订档案工作规划,对档案工作实行规划管理。1964年8月岳阳专员公署档案科作出全区1965年和1966年的档案工作规划,对档案工作实行统一的规划管理,直至“文化大革命”前夕。从1975年起,档案行政管理机关又在每年年初规划当年的档案工作。1986年,市档案局下达《岳阳市“七五”时期档案事业发展规划》,各类档案馆(室)的布局日趋合理,收藏的档案资料进一步丰富,基础业务工作得到加强,档案信息资源开发利用比较充分。

1988年《中华人民共和国档案法》实施后,市、县(市)两级档案行政管理机关根据该法第四条关于“各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定,提请人民政府把档案事业的建设列入本行政区域每年的年度整体计划。1990年和1995年,各级档案行政管理机关在制定档案事业“八五”时期和“九五”时期发展规划的同时,提请人民政府把档案事业建设列入本行政区域“八五”、“九五”期间国民经济和社会发展计划,使档案事业的健康发展有了可靠的保障。

二、规范管理

清代,府、县衙门根据朝廷有关档案收集、整理、保管、利用等方面的严格规定,对主要的公文册籍都置册专门编录,以所受日月连粘,整理时盖骑缝印,并写明年月、张数、封题和事目,具有明确的规范性。

民国时期,县以上机关对档案的管理,大都按上级主管部门规定的统一的制度与方法进行。民国18年,各县政府根据湖南省政府下达的保存档案规则,规定档案与资料分开整理,其档案整理一年一次,一案一卷,卷宗封面与编目都按统一格式填写,调卷凭“调卷证”,并须报经机关长官特许,销毁档案须经机关长官审查,报省民政厅核准并派员监销。22年,实行文书、档案统一管理,27年，实行科室归档,档案集中保管。此后,行政督察专员公署和县政府还制定档案规范管理的实施办法,在档案点收、分类、登记、装订、典藏、保管年限、调卷等方面作出统一规定,具有明显的规范性。

新中国成立后,各级档案部门从50年代至“文化大革命”前夕,以国家制定的《机关档案室工作通则》、《技术档案室工作暂行通则》和《县档案馆工作暂行通则》为标准,在体制、职能、任务等大的原则和方法诸方面实行规范管理,但在档案的分类、整理、保管、检索等具体业务工作上,没有完全统一标准和方法,出现多次返工浪费。

1981年起,档案行政主管部门把规范管理作为业务建设的一项重要内容,不仅对档案馆(室)的具体业务进行规范管理,而且会同有关专业主管部门对文书处理工作和档案工作从整体原则到具体业务进行全面的规范管理。1981～1985年,档案行政主管部门先后制定《党政机关文书处理工作细则》、《城市基本建设档案管理暂行条例》、《科技档案收集归档范围》等一系列规范性业务文件。1986年以后,档案行政主管部门根据省档案局颁发的《地县档案馆档案管理若干规范》,对市、县(区)档案馆内档案全宗的划分、档案的分类、档号的编排、档案的装订、存放、著录与检索、档案装具等,全面实施规范管理。1988年以后,市、县两级档案局(科)根据国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》,对机关、团体、事业单位档案室的各项业务建设实行规范管理。各专业档案馆和各企业档案机构根据上级主管部门和档案行政管理部门制定的有关规范,对档案实行规范管理。由于档案馆(室)的业务规范统一,实现了馆室结合,综合治理,克服了以往那种“铁路警察各管一段”的现象,强化了档案馆的基础工作,促进了档案室的业务建设。

三、上等达标

1987年起,在全省率先开展档案馆(室)和企业档案管理上等达标活动,对档案工作实行综合管理,将档案管理从传统的微观指导为主转向宏观管理与微观指导相结合上来。采取的方法是以《中华人民共和国档案法》和国家关于档案工作的方针政策、规章制度为依据,按照上级档案局颁发的有关档案工作上等达标的等级标准、实施细则和考评办法,制定境内开展档案馆(室)上等级活动的计划、措施和考评记分表,按不同级别的等级标准,采取先定级后升级的步骤,组织档案馆(室)和企业档案管理上等达标。在程序上,先由档案馆(室)和企业对照标准,确定等级,然后申请考评,经档案行政管理机关考评合格者,定级发证。升级办法亦同。采取这种定级升级办法后,各级档案馆(室)和企业档案管理掀起比、学、赶、帮、超的竞赛热潮,扎实工作,积极创造条件,多数单位相继上等升级。1987年,省档案局在岳阳市召开全省机关档案室定级升级工作现场会,推广岳阳市的经验。至1990年底,7个市、县(市)综合档案馆和1个城建档案馆全部上等级。在机关档案室中有460个上等级,其中有84.3%的岳阳市直一级机构档案室、54%的县(市)、区直一级机构档案室上等级。至1991年按国家有关规定停止企业档案管理达标升级活动止,有60个国有企业档案管理陆续定级升级,其中升为国家一级的2个,升为国家二级的9个,定为省先进级的49个。1994年,市档案馆晋升为二级档案馆,市城建档案馆晋升为三级档案馆。县(市)、区档案馆也陆续上等级,其中有5个晋升为二级档案馆,2个晋升为三级档案馆,1个定为四级档案馆。1999年,岳阳市房地产档案馆晋升为档案工作目标管理二级。同年底,有600多个市、县(区)直机关档案室和100多个乡镇档案室定级升级,岳阳市直机关档案室定级面达98%,乡镇档案室定级面达72%。

在开展档案馆(室)和企业档案管理定级升级活动的同时,市档案局从1987年起,对各县(市)、区的档案工作实行年度目标管理;从1991年起,对市直各战线、农场和市档案局内设科室的档案工作实行年度目标管理。每年年初,统一制定各县(市)、区，市直各战线，农场和市档案局内设科室当年的档案工作量化目标、记分标准和考核、评比办法,在平时督查考核的基础上,年终,市档案局对照下达的目标任务及完成情况逐项进行考核记分,再按所得总分多少排出名次,评出先进单位,给予表彰奖励,同时对后进单位予以鞭策。1997年以后,市档案局按照国家档案局制定的《企业档案工作目标管理办法》,对企业档案工作实行目标管理。同年,对档案管理原已上等达标的43家企业进行复查认定,还有4家企业档案工作上等达标,3517工厂档案馆成为全军军工企业第一家升为国家一级的档案馆。1998～1999年,对档案管理原已上等达标的5家企业进行复查认定,还有4家企业档案工作晋升为国家二级,其中正大岳阳有限公司成为全省第一家档案工作升为国家二级的中外合资企业。档案行政管理部门按照国家有关规定,指导26家国有资产与产权变动的企业及时、公正地解决档案所有权归宿问题,共处置、移交档案1.47万多卷,有效保护了这部分档案。23项市属以上在建重点工程项目均实现档案管理与工程建设同步发展,特别是洞庭湖大桥工程档案管理工作的领导力度、投入强度和规范程度均开全市先河。

1997年9月,中共岳阳市委办公室、市政府办公室向全市转发市档案局制定的《岳阳市档案工作年检办法》。1998年,市、县(市)两级档案局(科)对385家单位档案工作进行年检试点。1999年,年检923家单位(占应检单位的92%);并对其中评为年检优秀的单位给予表彰,责令不合格单位限期整改。

四、法规监督

民国时期,对档案工作实行法规监督。民国17年,各县根据省政府发布的《县政府办事通则》,具体规定县政府管理档案工作的职能和任务。18年,各县根据省政府发布的《湖南省各县政府保存档卷规则》,对档案的管理制度和办法作了具体规定,并监督实施。从19年起,县以上机关单位把档案工作的规章制度以及工作方法和程序列入组织章程或办事细则,让有关人员遵照执行。

中华人民共和国建立后至1964年岳阳专区设立前,各县以中共中央、国务院发布的有关档案工作的条例、办法、通则为依据,制定县机关《文书处理工作和档案工作暂行办法》、《人民公社现行文书处理制度及档案工作暂行办法》、《县档案馆工作暂行简则》和其他一些有关档案工作的规章制度,对档案工作进行检查监督。

1964年岳阳专区设立后,档案行政管理机关制订统一的档案馆工作暂行规定,县以上机关单位和农村区社文书处理工作与档案工作细则,关于城建档案、科技档案、会计档案的管理办法和其他一些有关档案工作的规章制度,对档案工作进行法规监督。特别是在1983年国家发布《档案馆工作通则》、《机关档案工作条例》后,岳阳市(地区)档案局认真贯彻落实,列入检查监督和业务培训的重要内容,并下发一系列宣传学习资料,使档案人员懂得和掌握档案法规。

1987年《中华人民共和国档案法》公布后,在全市范围开展普及档案法规知识教育。市、县(市)、区都确定1名主要领导分管档案工作,并强化档案执法队伍。至1990年底,市、县(市)两级档案局(科)共配备档案执法监督干部14名,查处违法案件15起。

1991年后,各县(市)、区开始设立法制股。每年组织开展档案法制宣传学习和执法检查活动,先后查处违反《档案法》的案件20多起。1995年,市档案局对130多个单位的档案执法情况进行重点检查,发现并查处5起损毁、丢失档案的违法案件。次年,市、县(市)两级档案部门对546个单位进行档案执法检查,发现并查处4起违法案件。1996年,市档案局设置法制科，市、县(市)两级配备执法干部46人。

1997年，档案部门对530个单位进行档案执法检查,发现并查处8起违法案件。1998年,档案部门对606个单位进行抽查,发现并查处2起违法案件。1999年,市、县(市)档案局(科)在组织1025个单位进行档案执法自查的基础上,有针对性地进行2次抽查,督促28个轻度违法单位限期进行整改,并查处5起严重违法案件,岳阳市政府对其中3个案件进行全市通报。临湘市档案部门与有关部门一起,严肃查处1起涂改档案,引起村民械斗的严重违法案件,罪犯谭荣斌被依法判刑。为统一规范境内档案法制工作,市档案局向全市发布《关于档案违法案件查处工作的若干规定》和有关法律文书格式,建立档案违法行为举报登记台账。

五、专业培训

清代和民国时期,境内没有进行档案专业培训。

中华人民共和国建立后至1966年“文化大革命”前,档案部门围绕文书立卷、清理鉴定档案等项业务工作,对在职档案人员采取举办训练班、专题讲座等方式进行短期培训。50年代,在整理档案前,向工作人员具体传授操作方法和技术。60年代前期,将这种“战前练兵”式的培训改为比较系统的档案专业知识训练。相继培训档案人员1000多人次。

1966年“文化大革命”开始后,档案专业培训工作处于停滞状态。

1979年,岳阳地区档案管理科先后在华容、平江县举办全区文书档案和科技档案业务培训班。1980～1982年,岳阳地区档案局每年举办1期文书档案业务培训班。1982年在华容县举办1期全区农业科技档案业务培训班。上述培训班共培训档案人员500多人次。同时,各县(市)档案部门举办业务培训班,共培训档案人员1000多人次。

1983年以后,档案专业培训工作进入稳步发展时期。在对档案人员的短期培训方式上,除举办多种形式的业务培训外,还经常结合工作实际举办各种业务专题讲座,把传授某一专题的理论知识与帮助解决工作中的实际问题紧密结合起来。除各级档案部门举办培训班和业务讲座外,各专业主管机关也举办档案业务培训班和专题讲座,培训本专业系统的档案人员。1983～1985年,培训在职档案人员2000多人次。1985年,岳阳市档案局派出专业干部,协助湖南广播电视大学岳阳分校创办学制为3年的档案专业大专班,承担档案专业课的教学与实习辅导工作。34名在校学生在学习期满时,有32人毕业,2人结业。

1986年,市档案局组建专业培训工作领导小组,从此,档案专业培训工作逐步走向正规化。各级档案部门和各专业主管机关举办档案业务短期培训班、专业讲座,特别注重系统地传授档案专业知识,对学员实行严格要求,其中有些培训班还进行考试或考核,给成绩合格者颁发结业证书。

至1999年,坚持职前教育与在职教育相结合的方针,采取自培、送培、委培等方式,对在职档案人员进行学历教育,相继培训1000多人,其中获大专以上毕业文凭的800多人。还举办档案法规知识培训班、档案人员岗位培训班、档案业务短期培训班和专题讲座等,先后培训档案人员1万多人次。全市档案队伍建设明显加强。有12人评为高级技术职称，343人评为中级技术职称。相继涌现出丁瑞强、胡志忠、李新明、何妥凡等出席全国、全省群英会、表彰会的档案劳动模范，以及一批省、市档案先进工作者。