清代,各衙门的文件材料处理完后,随时归档,并定期向档房移交。当时,档房接收了衙门形成的大量档案。

民国时期，档案由各单位管卷室自行收集，县以上机关管卷室收集本单位的，各区、乡、镇管卷室收集本行政区域范围内的。这一时期，收集了国民党党务、政务、司法、税务、田粮、教育、医疗卫生等方面的大量档案。

中华人民共和国建立初期,人民政权各级机构接管旧政权机构遗留下来的档案,并对分散隐匿的旧政权档案进行搜查。1955年,根据对敌斗争的需要,各单位陆续将部分旧政权档案向县公安局移交。到1962年,共收集旧政权档案4894卷。

1956年前,各单位形成的文件材料由内部各股室自行收集归档。尔后,由档案室负责收集。各县中共县委或县人民委员会档案室,接收1956年撤区并乡以前形成的区、乡(镇)档案。

1957年,各县开展革命历史档案资料征集活动。中共县委、县人委专门抽调干部到革命老区进行征集。1958年底,共征集革命历史档案、资料1000余件。

1958年,根据国务院关于“收集开国以来形成的档案”的指示,全面收集中华人民共和国成立后形成的文件材料。到1959年底,各县先后抽调干部1000余名,动员群众6万多人,共收集档案9万多卷。但由于“大跃进”运动的影响,在收集中也出现了“万物档案化”的倾向,很多无保存、使用价值。

1958～1959年，各县档案馆相继建立后,陆续接收了中共县委、县人委档案室保存的档案和县属机关、团体、事业单位形成的需长久保存的档案、撤销机关的档案。到1966年“文化大革命”前,各县档案馆共收集档案4万多卷。

从50年代起,部分骨干企业的档案室陆续开始收集本单位的科技档案资料,到1960年,已收集到基建、设备、产品、设计和科研等类科技档案4000多卷。国民经济调整时期,还收集了“关、停、并、转”企业的科技档案。至1966年“文化大革命”前,仅10个地属以上企业档案室收集科技档案9422卷。

“文化大革命”中,境内档案馆(室)的收集工作陷入停顿状态。1970年后,各县档案馆接收县属撤销机构的档案和县公安局保存的旧政权档案。档案室结合保密工作,收集散存在外的文件,仅地、县直机关档案室就收集了11万多份。1972年,民国档案集中到省档案馆进行“战备鉴定”,其中经鉴定后清出的少量重份、零散档案陆续退回境内档案馆。

1976年10月江青反革命集团被粉碎后,境内档案馆(室)对“文化大革命”中形成的档案和被搞乱、搞散的文件材料进行全面收集。1978～1982年,地、县(市)档案馆收集在“清、精、轻”中被剔除的档案3万多卷,接收档案室移交的档案4900多卷;地、县(市)直机关档案室收集的零散、积存档案经整理后有4.5万多卷。

1983年以后,档案馆(室)在收集纸质档案的同时,加强声像档案的收集；在收集文书档案的同时,收集大量的其他门类档案。其中有工业科技档案、农业科技档案、科学技术研究档案、设备仪器档案、基本建设档案、建筑工程档案、环境保护档案、医药卫生档案、水文档案、气象档案、地质矿产档案、测绘档案等10多种科技档案；有工业、人口、土壤、森林资源普查档案、山林水利定权发证档案、房地产管理档案、工商管理档案、物价管理档案、诉讼档案、会计档案、人事档案、教学档案、新闻档案、病历档案、阶级成份档案、知识青年上山下乡档案、“文化大革命”群众组织档案、纪检监察档案、计划生育档案、婚姻登记档案、史志工作档案、地名档案、文学艺术档案、工艺美术档案、书稿档案、海关档案、外事档案、宗教档案及人物档案等。1986年,综合档案馆和城建档案馆收集科技档案与专门档案3.3万多卷；岳阳市直各机关档案室共收集科技档案和专门档案41.54万多卷、声像档案1.58万多盘(盒)；县属以上企业档案馆(室)收集科技档案11万多卷、底图63万多张。

1984年以后,各级综合档案馆分别接收本级党政机关1980年以前形成的具有永久、长期保存价值的档案4.2万余卷,县级综合档案馆接收1983年以前形成的区、社(镇)档案5.33万余卷。1986年,岳阳市档案馆接收原地直撤销单位档案1.49万多卷。

1986年以后,档案馆(室)致力于境内著名人物档案、风景名胜档案、科技成果档案、名优土特产品档案、史志、谱类等富有地方特色档案资料和撤、并、转、破产单位档案资料的收集。岳阳市档案馆利用广播、电视、报刊等宣传工具,向社会各界发出《关于收集岳阳市文学艺术界知名人士档案的通告》和《关于征集岳阳地方文献资料的通告》,以市委办、市政府办文件发出《关于向市档案馆移交现行地方资料的通知》。著名人物档案是由档案馆主动与其联系,建立友好往来,由著名人士源源不断地捐赠进馆。对民间私人收藏的档案,档案馆(室)坚持经常与各方联系,收集信息,或派专人实地察访,发现具有重要价值的档案史料,主动与其协商,并以思想发动与尊重主人意愿相结合的办法,面议交换方式,或动员其无偿寄存、捐献,或以复制件及其他资料交换,或有偿收购等。档案馆(室)的各种资料主要是通过订购报刊、购买书籍、接受私人捐赠或与其交换复制件收集的。档案馆还接收档案室按规定移交的有关资料。档案馆(室)采取这些方式,征集到了一批珍贵的地方档案资料。岳阳市文化局档案室收集境内文学艺术界50多位知名人士的作品原稿。市、县(市)两级综合档案馆征集任弼时、郭亮、何长工、喻杰、刘志坚、欧阳文、裴周玉等名人档案史料,仅岳阳市档案馆就收集境内领导人、老干部、高级专家学者等名人档案300多卷。该馆根据国家档案局有关规定,制定《实施〈各级国家档案馆收集档案范围的规定〉细则》和接收档案的标准,并由市档案局转发到全市档案馆参照实施。