清代,档房大都设有查阅档案的札文稿簿、牌票号簿、申移稿簿之类的档案登记簿。

民国初期,用收文簿查找档案。20年代末～30年代初,县以上机关和区、乡(镇)管卷室相继出现格式统一的档案编存簿、别辑编存簿,登记档案文件字号、类别、案目、归档月日,用以查阅档案。县政府管卷室编制案卷目录。40年代,境内管卷室陆续编制归档文件总登记簿、卷目分类簿、索引簿等档案检索工具,有的机关管卷室还使用目录卡片查找档案。

50年代初期,档案室尚未编制检索工具,查找一份档案,往往需要四五十分钟,有时还无法找到。50年代后期,在社会各界需要大量利用档案的情况下,档案室和相继成立的档案馆,陆续编制案卷目录、卷内文件目录、案卷存放示意图或案卷指引卡,档案馆还编制了全宗名册、专题目录(卡片)、重要文件目录和资料索引,有的档案馆还设有检索工具室。查找一份档案一般只需3～5分钟。

1964～1966年,档案馆(室)对清理、鉴定后的档案组成的新案卷编制案卷目录、卷内文件目录,以备查找利用。

“文化大革命”中,档案检索工具编制工作基本处于停滞状态。1972年,因阶级斗争需要,档案馆开始对馆藏4800卷民国档案中的人物编制人名卡,到1974年,共编制10万多张,并编制这些人的姓氏目录。同时,档案馆还编制一文一卡、一文多卡或多文一卡的文件卡,卡上填有文件的作者、时间、发文字号、标题、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、页号和文件类目。

1975年以后,档案馆(室)陆续编制簿册式或卡片式专题档案资料目录、索引,到1982年,地、县(市)档案馆编制71个专题的目录、索引,其中簿册式600多册,卡片式18.2万多张。

1983年以后,档案馆(室)除编制用来查找案卷或单份文件的各种目录、索引外,还编制关于每个全宗的档案内容和成份的全宗介绍,关于档案馆的全部档案资料内容与成份的档案馆介绍(或简介、概况)。每个档案馆编制的检索工具都在7种以上,其中市档案馆多达13种。档案室编制的检索工具一般都在3种以上。1986年,在综合档案馆之间进行部分档案资料目录交流,并在全省率先建立市级档案目录中心。至90年代后期,这个中心汇集了全市综合档案馆编制的地方史志目录、谱类档案目录、旧政权档案目录、革命历史档案目录和境内解放后形成的党政机关重要文件交流目录、农村经济体制改革档案专题目录等。

1988年以后,档案馆(室)陆续开展档案著录、标引工作。市档案馆制定《关于实施〈档案著录规则〉暂行细则》、《档案分类标引和主题标引工作规则》。综合档案馆首先对向社会开放的档案进行著录、标引。有的机关档案室和企业档案馆在标准化著录的基础上,率先运用电子计算机自动检索档案。1988年,临湘县政府办档案室在全省档案室中率先将案卷目录和卷内文件目录输入电子计算机进行检索；随后,四化建公司档案馆也将馆藏科技档案底图目录输入电子计算机进行检索。至90年代后期,境内上等级的部分档案馆(室)已先后运用计算机检索档案,中共岳阳市委办公室、市政府办公室等机关档案室均实现档案计算机现代化管理。

1988年,市档案馆被国家档案局定为全国按规范编制地、市档案馆指南试点单位。1994年,32.4万字的《岳阳市档案馆指南》由中国档案出版社作为示范本在全国发行。至90年代后期,档案馆(室)共编制20多种档案资料检索工具,其中有:档案馆指南、档案馆介绍(或简介、概况)、全宗名册、全宗介绍、案卷目录、卷内文件目录、全引目录(即案卷、卷内文件联合目录)、全宗卷目录、文号目录、专题目录、重要文件目录、专题索引、机读目录、开放档案目录、交流目录、资料总目录、分类目录、资料报道目录、报刊文章索引、人物卡、重要文件卡、专题卡、文件分类卡、资料分类卡等。企业档案馆、室还编制了档案总目录、分类目录、底图目录等。一个多角度、多功能的档案资料检索体系在境内档案馆(室)初步形成。