一、日常接待

清代,档房保存的档案专为官府衙门公务和编史修志所用。

民国时期,管卷室的档案只供本单位职员和经特许的外单位人员利用。民国18年后,管卷室在日常接待利用工作中,采用调卷证调取档案,即由本单位主管官员签发调卷证,管卷员凭调卷证向利用者提供档案。

中华人民共和国建立后到1957年,各机关和企事业单位档案室主要是为本单位的工作需要提供档案,日常利用档案比较少。1958年后,档案利用者增多,档案馆(室)为经济建设、编史修志和机关工作等提供了大量档案。提供的方式,主要是为利用者调阅档案原件、复制档案材料、印发档案证明、办理来访、函调。档案馆(室)还根据档案的机密程度,确定提供利用的范围和审批手续。

1960～1966年,档案馆(室)在日常接待工作中,为阶级斗争、生产、科研等提供大量档案资料。档案馆先后接待来访和索函者1.66万人次,提供档案资料3.9万多卷(册)次。

“文化大革命”期间,档案馆(室)的日常接待工作未能正常进行。当时主要为批判“走资本主义道路的当权派”、“清理阶级队伍”和“批陈整风”、“批林批孔”、“反击右倾翻案风”等政治运动的需要提供档案。档案日常利用工作特别注意保密,到档案馆查阅档案,需要中共正式党员2名,一般应持所在单位中共党组织出具的证明或介绍信,并按有关规定履行审批手续。

“文化大革命”结束尤其是中共十一届三中全会后,境内档案馆(室)日常接待工作任务更重,先后为平反冤假错案、清查处理“三种人”(追随林彪、江青反革命集团造反起家的人，帮派思想严重的人，打砸抢分子),为落实有关政策，为经济建设、科学研究和编史修志等提供大量档案资料。

1986年以后,档案馆(室)进一步健全日常接待工作制度,明确规定接待时间、控制使用和开放档案资料的范围以及查阅、借阅手续。凡查阅控制使用范围内的档案,需持单位或组织介绍信,到档案馆办理有关手续,并按规定分别报有关领导审批。利用者按规定手续查阅、摘抄、复制、借阅档案资料。档案馆(室)除向利用者提供原件和复制件外,还系统提供各种编纂的档案史料,出具档案证明,为外地代查档案并函复。部分档案馆(室)还开展咨询服务,答复档案利用者提出的问题,为利用者提供所需档案资料的线索,使其了解利用档案的方法等；坚持记载馆藏档案资料利用工作日志,对利用工作的趋势、形式进行综合分析；向利用者及时发放和回收“档案利用信息反馈单”,进行利用信息跟踪调查,将档案利用效益典型实例编印成册,增强社会各界人士利用档案意识。综合档案馆和专业档案馆还按照国家有关部门的规定,对利用者实行有偿服务。到档案馆(室)查阅档案的,不仅有党政机关及其工作人员,还有群众团体、部队、企业、事业单位及其他公民。提供利用的档案,不仅有文书档案,还有科技档案、专门档案和人物档案；不仅有纸质档案,还有胶片档案和磁带档案。1988年,省档案局在岳阳市召开全省档案开放工作现场会,境内综合档案馆按照国家有关规定,制定相应的档案开放实施方案和利用规定,并首次将已满30年、符合开放条件的7384卷档案全部向社会开放。至90年代后期,先后有4万多卷档案向社会开放。凡持有合法证件者,到档案馆办理查阅登记手续后,均可利用开放的档案。1986年以后,档案馆(室)接待利用者的人次和提供档案资料的数量与1985年前相比,都有较大幅度的增长,利用档案资料为社会主义各项事业服务,取得了显著的社会效益和经济效益。1986～1990年,综合档案馆接待利用者7.3万多人次,较1981～1985年增长1.7倍；提供档案资料27.49万多卷(册)次,较1981～1985年增长1.66倍。同时还为利用者提供档案复制件9.59万多页,出具档案证明3.2万多份。1986年,岳阳市直机关档案室接待利用者11.6万余人次,提供档案资料12万余卷(册)次,均超过以往任何一年。1991年后,综合档案馆先后接待利用者3万多人次,提供档案资料10万多卷(册)次、档案复制件12万多页,出具档案证明1.5万多份。岳阳市城建档案馆从1984年建立后,先后接待利用者7000多人次,提供档案资料1万多卷(册)次。大型工业企业档案部门从1987年开始建馆后,先后接待利用者64万多人次,提供档案资料89万多卷(册、件)次。1999年,境内档案馆(室)接待利用者30.2万人次,提供档案资料51万多卷(册)次,不仅产生了显著的社会效益,而且获得了可测经济效益5000万元。

二、史料编纂

中华人民共和国建立初期,档案室(馆)尚未开展史料编纂工作。“大跃进”运动中,档案部门开始编纂参考资料,在县、公社两级成立档案资料利用机构,抽调工作人员编纂机关大事记、机关组织沿革、各种基础数字汇集、解放后工农业生产发展概况等。仅湘阴县档案馆(室)从1958～1960年编纂400多个资料。但有的档案馆(室)盲目追求编纂数量而影响了质量。

“文化大革命”中,档案部门的史料编纂工作被迫中断。

粉碎江青反革命集团后,档案部门的史料编纂工作逐渐得到恢复。至1982年,岳阳市直机关档案室编纂的参考资料有200多个。1983年以后,此项工作有较快发展,仅市、县两级综合档案馆就编纂档案资料400多个,共1000多万字。其他档案馆和档案室也编了大量档案资料。1991年以后,仅大型工业企业档案馆(室)和岳阳市城建档案馆就编了100多个资料,共300多万字。采用的编纂形式,除了档案馆(室)自编外,还与外单位或有关人员合编,提供档案委托有关单位或人员编。编纂的档案史料有参考资料、史料汇编等。其中,参考资料有大事记、组织沿革、统计数据汇集和专题资料等。岳阳市(地区)档案馆自编和与馆外合编的《岳阳地区地名建置沿革考》、《岳阳自然灾害史》、《岳阳历史沿革》、《岳阳市大事记》、《岳阳县大事记》、《岳阳市城区解放初期私营工商业发展档案史料汇编》、《岳阳市组织沿革简介》、《岳阳地区党、政、军组织史资料》、中共岳阳地委、专署(地革委、行署)《组织机构沿革年表》等,有些已铅印成册,在市内外发行,有些已作为内部资料印发给党政领导和有关部门查阅利用,受到广泛好评。平江县水电局档案室参与编纂的有关全国第一座空腹重力坝——平江县黄金堰空腹重力坝的专题资料,被联合国教科文组织收进《群众建坝》一书,并用8种文字出版发行。该县利用县档案馆与县委统战部合编的《平江乡亲联谊录》为内引外联牵线搭桥,先后有10多个国家和地区的平江籍知名人士来家乡投资。市统计局档案室参与编纂的《岳阳市投入产出的编制与利用》,获湖南省科技成果奖和岳阳市科技成果进步奖。档案馆(室)还参与编纂《洞庭湖环境变迁与农业发展概况》、《当代岳阳城市建设》、《平江县党政大事记》、《岳阳县乡镇企业要览》等系统的参考资料。档案馆(室)编纂的档案史料汇编有综合性的和专题性的,以专题性为主。仅汨罗县档案馆1980～1983年就编纂了形式多样、内容适用的专题史料汇编43个,约650万字。80～90年代,综合档案馆和农业部门档案室围绕一个“农”字,编纂的专题档案史料汇编有《早稻育秧及增产措施专题汇编》、《早稻田间管理经验汇编》、《晚稻超早稻经验汇编》、《农牧业实用技术资料选编》、《麦类生产经验选编》、《油菜生产经验选编》、《致富信息选编》等200多个,共1000多万字。这些资料印发后,及时指导农民增产致富,深受广大用户欢迎。档案馆(室)自编、合编的还有《岳阳人民抗日战争史料选编》、《日本帝国主义侵略岳阳档案史料选编》、《岳阳县乡镇机构演变情况汇编》等反映境内政治历史状况的史料,《岳阳楼大修资料汇编》、《岳阳市旅游资料汇编》等具有地方特色的史料。岳阳市(地区)档案馆还编辑《专题文摘》83期,共33万多字,印发给市(地区)领导及各战线主要负责人参阅。1999年,该馆利用档案信息资源,在市人民政府机关刊物《岳阳经济》上开辟“档案馆藏文摘”专栏,社会反响较好。至90年代后期,境内各级各类档案馆和乡镇以上机关、团体、县属以上企业、事业单位档案室均编纂档案资料。仅市档案馆就编纂档案史料50多个,计200多万字。