展会组展方实施阶段应注意事项

 

每场展会组委会在组展阶段实施过程中需要注意很多事项，供大家参考。

 

（一）广告攻势 

        宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告--则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有"打击面广、威慑力大、杀伤力强"等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。 

 

（二）招展和组团工作 

        如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 

 

1、寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 

 

2、组织实施的具体工作项目； 

（１） 认真做好项目预算。 

（２） 收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。 

（３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。 

（４） 主办单位打印文件下发。 

（５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。 

（６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。 

（７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。 

（８） 印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等 

                                                      b.展商须知（或参展手册） 

                                                      c.招商邀请函 

                                                      d.门票 

                                                      e.会刊 

                                                       f.纸袋 

                                                      g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。 

（９）  对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。 

（１０） 上门拜访一些主要的牵头参展企业。 

（１１） 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。 

（１２） 展位的销售安排及布置。 

（１３） 收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票。 

（１４） 与展览会有关的各项广告征集工作。 

（１５） 展览工程业务和展具租赁的预定工作。 

（１６） 展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。 

（１７） 展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。 

（１８） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。 

（１９） 展览会有关数据、信息的统计和收集。 

（２０） 着眼于第二届的预告宣传工作。 

 

3、组织实施过程的阶段划分： 

      从展商的角度划分：

     （１）初步认识展览会阶段。 

     （２）进一步了解展览会阶段。 

     （３）被展览会吸引阶段。 

     （４）拍板决定参展阶段。 

     （５）展览实施阶段。 

      从主办单位工作划分：

    （１）信息发布阶段：a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。 

    （２）营造气氛阶段：a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会；c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣   传；e.第二次发邀请函；f. 合作单位发邀请函。 

    （３）与展商直接联系阶段a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。 

    （４）与展商洽谈阶段a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票。 

    （５）展览服务阶段a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放；f.现场营造气氛；G.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。