各市州教育局、人力资源和社会保障局，有关中等职业学校、技工院校：
现将《湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
湖南省教育厅
湖南省人力资源和社会保障厅
二O一一年十月二十三日
湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法
第一条 为规范我省中等职业学校（含技工院校）学生资助档案（以下简称中职学生资助档案）管理工作，提高工作水平，有效防范风险，根据《湖南省中等职业学校国家助学金管理办法》（湘财教〔2007〕62号）和《湖南省中等职业学校免学费补助资金管理办法》（湘财教〔2011〕42号）有关要求，制定本办法。
第二条 中职学生资助档案是中等职业学校学生资助工作过程中形成的各种原始材料和历史记录的总称，是学校落实国家助学金、免学费等各项资助政策的重要凭证。各中等职业学校是中职学生资助档案的建档主体，要高度重视资助档案建设工作，实行校长负责制，校长对学校资助档案管理负主要责任。
第三条 中职学生资助档案须分学期、按项目整理归档。中等职业学校的资助项目主要有国家助学金、免学费和校内资助。
第四条 中职学生资助档案的归档材料主要包括以下几类：
1、工作文件
（1）国家、省、市（州）、县（市、区）相关文件及有关材料；
（2）学校学生资助组织机构文件和制定的有关学生资助管理文件；
（3）学校学生资助管理机构人员分工及职责；
（4）学校学生资助工作计划、工作总结、资助工作会议记录等资料。
2、国家助学金材料
（1）学生学籍花名册；
（2）《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》（附件1）；
（3）学生身份证或户籍复印件和家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》后）；
（4）《湖南省中等职业学校国家助学金受助学生汇总表》（附件2）；
（5）国家助学金受助学生公示名单及公示照片；
（6）学生本人签字的《中等职业学校学生资助卡发放名册》（附件3）；
（7）《中等职业学校学生异动情况表（增加/减少）》（附件4）；
（8）《中等职业学校学生资助卡丢卡补卡登记表》（附件5）；
（9）国家助学金发放凭证（如学生签名册、打卡发放的银行对账单复印件等）。
3、免学费材料
（1）《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》（附件6）；
（2）学生身份证或户籍复印件及家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》后）；
（3）《中等职业学校免学费汇总花名册》（附件7），其中涉农专业学生、农村家庭经济困难学生、城市家庭经济困难学生和顶岗实习困难专业学生须分类汇总；
（4）免学费学生公示名单及公示照片；
（5）学生本人签字的《中等职业学校免学费学生学费退还名册》（附件8）；
（6）其他免学费或退学费凭证；
（7）物价部门批准的学校分专业收费标准文件。
4、校内资助档案（根据学校要求整理）
5、中职学生资助学期统计报表（从全国中等职业学校学生管理信息系统或全国技工院校电子注册和统计信息管理系统打印，并加盖学校公章或法人代表签字）。
第五条 中职学生资助档案所有归档材料要求真实、完整。属归档范围，但因特殊原因确实无法收集到的文件，经办人应在备考表（附件9）中陈述，并由经办人、资助中心负责人审批签字后，存档备查。
第六条 中职学生资助档案须按学期、项目、班级排序装订，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。
第七条 中职学生资助档案要分卷填好备考表并装订于册尾。备考表主要注明册内文件情况说明、建册人、检查人、立卷时间等。
第八条 各校中职学生资助档案应采用统一规格的档案盒保存。学校对档案盒有统一规定的，按学校规定执行。无统一规定的，采用长宽为31×22cm的无酸纸档案盒。
第九条 中职学生资助档案盒应统一封面设计，在正面和脊面注明该册档案文件名称，包括学校、学期、项目、册号等（如××学校××年××学期国家助学金第×册）。
第十条 中职学生资助档案须实行专人专柜管理。
第十一条 各级学生资助管理机构要加强对各中等职业学校学生资助档案建设工作的指导，并定期进行检查，将资助档案管理工作作为学校学生资助工作的重要考核内容。
第十二条 本办法自颁发之日起执行。
附件下载：
湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法（湘教通〔2011〕500号）.doc