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局属各单位、机关各科室：
现将《岳阳市规划局会议制度》印发给你们，请你们认真遵照执行。
特此通知。
岳阳市规划局
2017年6月27日
岳阳市规划局会议制度
为进一步规范会议管理，促进工作落实，根据中央、省、市有关文件精神，结合本单位实际，特制定本制度。
一、会议类型
（一）党组会议。局党组书记或局党组书记委托副书记召集和主持。人事科牵头组织。一般每季度召开一次，遇有重要情况可以随时召开。局班子全体成员参加，办公室主任列席会议。根据会议议题，其他有关人员可列席会议。
议事范围：需要向上级党组织请求报告的重要事项，局属各单位、机关各科室请求报告的重要事项；内部机构设置、职能职责、人员编制等事项；重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额资金使用等事项；基层党组织和党员队伍建设方面的重要事项；意识形态工作、思想政治工作和精神文明建设方面的重要事项；党风廉政建设和反腐败工作方面的重要事项；讨论和决定年度工作的各类表彰与奖励以及向上级推荐表彰单位和个人的认定；其他应当由党组讨论和决定的重大问题。
党组会议议题提交表决前，应当进行充分讨论。表决可以采用口头、举手、无记名投票或者记名投票等方式进行，赞成票超过应到会党组成员半数为通过。未到会班子成员的书面意见不得计入票数。表决实行主持人末位表态制。会议研究决定多个事项的，应当逐项进行表决。对于会前未申报的议题，原则上不临时动议。党组会议讨论决定干部任免事项必须有三分之二以上班子成员到会。班子成员因故不能参加会议的应当在会前请假，对会议议题的重要意见可以用书面形式表达。党组会议议题涉及本人或者其亲属以及存在其他需要回避情形的，有关班子成员应当回避。
党组决策一经作出，应当坚决执行。班子成员对党组决策有不同意见的，可以保留或者向上级党组织反映，但在党组决策未改变前应当坚决执行。
（二）局务会议。局长或局长委托副局长召集和主持。办公室牵头组织。根据工作需要召开。局班子成员、正副调研员、各科室(单位)主要负责人参加。
议事范围：学习传达上级重要指示精神；听取工作情况汇报，开展工作讲评，部署安排各部门工作；研究和决定各类重大事项。
（三）业务例会。主管副局长召集和主持，综合科牵头组织；原则每周三下午召开，特殊情况可顺延；相关局领导、相关科室（单位）主要负责人参加；专题例会由相关责任科室牵头组织。
议事范围：审批项目或相关规范需集体决策的事项。
（四）局长碰头会议。局长召集和主持。办公室牵头组织。原则上每月第一周和第三周的周一召开，遇有特殊情况可随时召开。局班子成员参加。
议事范围：听取近段工作情况汇报及后段工作安排。
（五）局长专题会议。局长或局长委托局班子成员召集和主持。相关科室（单位）牵头组织。不定期召开。相关局领导、相关科室（单位）主要负责人参加。议事范围：听取专项工作情况汇报，研究讨论相关问题，部署相关工作。
（六）全体干部职工会议。局长或局长委托局班子成员召集和主持。办公室牵头组织。全体干部职工参加。不定期召开。会议内容：传达贯彻中央、省、市重要会议精神；传达贯彻上级政府和部门的重要批示、决定和重要工作部署；总结或部署全局重要工作；通报重要事项和重大工作进展情况；开展专题学习、讲座等。
（七）各科室（单位）需承办的各类市级及其他会议。由相关科室（单位）牵头组织。相关局领导、相关科室（单位）主要负责人参加。会议内容和召开时间根据上级有关要求制定。
二、会议审批
（一）局党组会议由人事科收集会议议题，拟定会议方案，报局党组书记、局长审批。
（二）局务会议由办公室收集会议议题，拟定会议方案。各科室（单位）需将上局务会讨论的事项填报《市规划局局务会议题呈报表》和相关资料一并报办公室，办公室汇总后报局长审定。
（三）局业务例会由综合科拟定会议方案，报分管副局长审批。
（四）局长碰头会议由办公室报局长审批确定会议时间。
（五）局长专题会议由承办科室（单位）报召集的局领导审定。
（六）全体干部职工会议由承办科室拟定会议方案，报办公室备案后，报局党组书记、局长审定。
（七）各科室或单位承办的各类市级及其他会议，由承办科室（单位）拟定会议方案，报分管局领导审核、局长审批后，按要求报市委、市政府相关领导审定。
三、会议组织
（一）各类会议实行科室（单位）承办制度。承办科室（单位）负责会议审批、经费预算、会议议程、领导讲话稿撰写、座位编排、会场布置、材料印发、摄影宣传等事项，办公室负责审核。
（二）各类会议要严格控制规模，控制参会人员和会议时间，严格遵守“八项规定”，原则上不安排会议用餐，如特殊情况需安排会议用餐的，应按局接待管理规定的程序进行报批。
（三）办公室负责局机关会议室的管理和调度，负责会务的茶水、卫生等事项。各科室（单位）在会议召开前需提前向办公室报备。
四、会议通知
（一）局务会、局长碰头会、全体干部职工会议由办公室通知。局党组会由人事科通知。局业务例会由综合科通知。局长专题会由承办科室（单位）通知。
（二）各科室（单位）承办的各类市级会议由承办科室（单位）负责通知。
五、会议记录
（一）局党组会议由人事科记录，并形成会议纪要；局务会由办公室作记录并形成局务会会议纪要；局业务例会由综合科作记录，并形成业务例会会议纪要；局长碰头会由办公室作记录；全体干部职工会议一般由办公室派人负责记录，或由局领导指定专人负责记录。
（二）科室（单位）承办的各类市级及其他会议，由相关科室（单位）负责记录、录音及录音整理等相关工作，如市委、市政府需我局出具会议纪要初稿的，由承办科室（单位）负责起草代拟稿，代拟稿应在会后一个工作日内完成。
（三）各类会议的记录本，应按规定妥善保管，定期归档。凡调阅局党组会议记录的，须经局党组书记同意；调阅其他会议记录的，须经相关局领导同意。未经批准，任何人不得以任何理由查阅或调出。
六、纪律要求
（一）严格执行会议经费审批制度。有经费支出的会议应由承办科室（单位）于事先列出会议经费支出预算方案，按财务管理制度报局领导审批，审批通过后报财务科备案。特殊情况需超预算的，应按财务程序申报，经审批同意后方可列支。
（二）会议原则上在局机关会议室、或市委市政府规定的相关会议室召开，如遇特殊情况，可在市政府定点的接待宾馆会议室召开。不得在风景区、度假区开会，不得借召开会议之名大吃大喝和发放纪念品，不得组织消费娱乐、旅游观光和与会议无关的活动。
（三）会场的安排和布置要简洁大方、讲求实用、节约开支，不制作背景板、不摆放花草。各类会议只提供茶水，不摆设水果、香烟等。
（四）严格请假手续。因特殊情况不能与会的，科室（单位）主要负责人须向党组书记、局长请假，其他干部向会议主持人请假，局属单位请假的还须安排合适人员代会。各类请假、代会经局领导批准后，须同时报人事科备案。全体干部职工大会由人事科负责考勤，考勤记录将纳入年终评优评先的内容。
（五）参会人员要自觉遵守会议纪律，严格执行保密规定，涉密内容或暂不能向外宣传的事项不得外传。