为了认真贯彻落实市委、市政府［2000］14号《关于切实改进市县党政机关干部作风的若干规定》的文件精神，努力实践江总书记“三个代表”的重要思想，切实抓好机关作风建设，树立良好的机关形象，真正做到“严明纪律，规范行为，优质服务”，经市政府研究，决定在全市各级行政机关建立受件回执制度。现就有关事项通知如下：
一、建立受件回执制度的重要意义。各级行政机关承担着服务领导、服务基层、服务群众的重要职能，在贯彻执行党和国家的方针、政策、法律、法规方面负有重要责任，其服务水平、服务态度、服务质量怎样，直接反映政府及各部门的形象。建立受件回执制度，可与目标责任制、廉政责任制、责任追究制构成一个统一整体，形成一个完整体系，对促进建立高效、廉洁、务实的机关形象十分重要。各级各有关部门要把建立受件回执制度，作为转变工作作风，实施优质服务的重要内容和服务基层、服务群众、服务经济建设的重大举措，切实解决机关长期存在的“门难进、脸难看、事难办”现象，真正让领导满意、基层满意、群众满意，形成崭新的政风。
二、建立受件回执制度的主要内容。各级各部门对基层单位和群众来机关办事，要热情接待，及时办理。对每一份公文、每一封来信、每一个来电都必须统一编号，认真填写《岳阳市行政机关公文及群众来信受理回执单》，详细记载当事人的姓名、单位、联系电话、办理事由、拟办意见、回复日期、承办责任人等内容。回执单一式两份，一份交当事人备查，一份留承办单位。各承办责任人对所承办的事情要做到“热心办、马上办、认真办”，能及时办理的事项要随即给予答复处理；一时办理不了的事项，要根据事情的难易程度给予当事人回复日期，并主动向有关领导汇报，与有关部门联系，在规定的时间内处理好有关事项；对确实办理不了的事项，要向当事人积极宣传有关政策和规定，做好耐心细致的解释工作。总之要做到事事有着落、件件有回音，让当事人感到满意。
三、建立受件回执制度的具体要求。各级各部门要把建立受件回执制度作为转变机关作风，搞好优质服务的大事来抓，切实加强组织领导。要统一认识，坚决克服畏难、怕麻烦和可搞可不搞的思想。要加强对建立和落实受件回执制度情况的检查，要经常开展讲评活动，比接待态度好坏、比办事效率高低、比办事效果优劣，并纳入年终考核评比的重要内容。对表现突出的单位和个人，要给予表彰奖励；对落实不力、坚持不好的单位给予通报批评，并追究单位负责人的责任。
附件：岳阳市行政机关公文及群众来信受理回执单
二ＯＯ二年九月四日
岳阳市政府